Fonds1818 trakteert

Privacyverklaring Fonds 1818

In deze verklaring wordt informatie gegeven over bescherming van persoonsgegevens door Fonds 1818. Fonds 1818 vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van zijn relaties van groot belang. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

Fonds 1818 houdt zich in alle gevallen aan de eisen van de geldende privacywetgeving.

De gegevens worden door het fonds opgeslagen in een beveiligde database en er zijn daarnaast ook organisatorische beschermingsmaatregelen genomen.

Fonds 1818 kan uw persoonsgegevens in de volgende bestanden verwerken:

  • Projectadministratie als u zelf, of namens uw organisatie, een aanvraag bij het fonds indient
  • Abonnementenadministratie van het gratis Magazine van Fonds 1818
  • Administratie van de digitale Nieuwsbrief van Fonds 1818

Projectadministratie

In principe slaat Fonds 1818 uitsluitend contactgegevens op van organisaties.

Het fonds heeft persoonlijke contactgegevens alleen nodig als uw organisatie geen zakelijke contactgegevens heeft, bijvoorbeeld omdat er geen eigen kantoor aanwezig is.

Dit is bij particuliere initiatieven altijd het geval.

Hieronder vindt u de contactgegevens die Fonds 1818 in dat geval kan opslaan en met welk doel:

Persoonsgegevens ProjectadministratieWaarom Fonds 1818 deze gegevens nodig heeft

Geslacht, voornaam (en of voorletters) en achternaam

Het is noodzakelijk dat Fonds 1818 bij een aanvraag weet wie hiervoor contactpersoon is. Dit is nodig voor de communicatie rond bijvoorbeeld de projectaanvraag en de verantwoording van donaties. De identiteit van de contactpersoon is ook belangrijk ter voorkoming van fraude.

Adres en woonplaats

Met het juiste adres komen brieven van het fonds daar waar ze wezen moeten.

Telefoonnummer en e-mailadres

Uw telefoonnummer en e-mailadres maken het mogelijk om snel met u contact op te kunnen nemen om u te informeren, maar ook als het fonds nog vragen heeft over uw aanvraag en het project (van tevoren en na afloop). Bankrekeningnummer Bij particuliere initiatieven zal u meestal een persoonlijke bankrekening doorgeven. Het fonds heeft nu eenmaal een bankrekening nodig om een donatie te kunnen uitbetalen.

Fonds 1818 heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens. Het fonds geeft immers geld weg en moet dat op een zorgvuldige manier kunnen doen, waarbij bovendien fraude wordt voorkomen.
Omdat het fonds zijn dienstverlening altijd wil verbeteren, kunnen uw contactgegevens ook gebruikt worden voor klantenonderzoek. Daarnaast kunnen uw contactgegevens worden gebruikt om u uit te nodigen voor bijeenkomsten van het fonds die voor uw organisatie interessant kunnen zijn.

Bewaartermijn

De gegevens worden maximaal acht jaar door het fonds bewaard, nadat u een aanvraag heeft ingediend. Reden voor deze bewaartermijn is, dat projecten lang kunnen doorlopen. Bij bijvoorbeeld donaties voor investeringen wil het fonds ook na jaren kunnen nagaan of deze nog steeds worden gebruikt voor het doel waarvoor de donatie is verstrekt en zo nodig contact met u kunnen opnemen.  Bovendien heeft de ervaring geleerd dat dezelfde contactpersonen vaker aanvragen indienen. Het is dan handig als het fonds deze gegevens al heeft, zodat die niet elke keer opnieuw ingevoerd hoeven te worden en uw nieuwe aanvraag sneller behandeld kan worden. Bij nieuwe aanvragen worden uw gegevens wel altijd gecontroleerd en zo nodig geactualiseerd. Het fonds heeft hier zelf ook belang bij.

ID-bewijzen

Als u bij het fonds een aanvraag indient voor een particulier initiatief, kan Fonds 1818 de ID-bewijzen van de initiatiefnemers opvragen om hun identiteit te controleren. Opgestuurde of gemailde ID-bewijzen worden door het fonds na controle direct vernietigd c.q. uit de mail verwijderd. ID-bewijzen worden niet door het fonds opgeslagen of verwerkt. Als u bezwaar heeft tegen het opsturen of mailen van uw ID-bewijs, kunt u in plaats daarvan ook een afspraak maken, waarbij inzage in uw ID-bewijs volstaat.

Persoonsgegevens wissen

Als u liever wilt dat Fonds 1818 uw gegevens uit de projectadministratie wist, dan kunt u een simpel verzoek hiertoe mailen naar Michel Nivard: nivard@fonds1818.nl
In dit geval zullen uw gegevens in principe zo snel mogelijk verwijderd worden. Als het fonds gegronde redenen heeft dat niet te doen, zal dat gemotiveerd worden aangegeven.

Abonnementenadministratie Magazine en/of digitale nieuwsbrief

Persoonsgegevens worden uitsluitend in onze abonnementenadministratie voor het Magazine en/of de digitale nieuwsbrief opgeslagen nadat u zichzelf hiervoor actief heeft opgegeven.

  • Voor het Magazine dat u per post ontvangt, worden de door u opgegeven naam, aanhef, voorletters en adres verwerkt, opdat het Magazine bij de juiste persoon op het juiste adres wordt bezorgd. Daarnaast wordt uw e-mail adres opgevraagd en verwerkt, zodat wij u snel kunnen bereiken met eventuele vragen over uw abonnement.
  • Voor de digitale nieuwsbrief wordt alleen uw e-mailadres verwerkt, opdat de nieuwsbrief  aan u gemaild kan worden.

Ontvangt u liever geen Magazines en/of digitale nieuwsbrieven meer nieuwsbrieven meer? Uitschrijven gaat simpel. Voor de digitale nieuwsbrief kunt u zich uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief zelf. Als abonnee voor het Magazine kunt u zich uitschrijven via info@fonds1818.nl

Overige informatie

Externe organisaties

Als het nodig is dat Fonds 1818 gebruik maakt van externe bedrijven die toegang moeten hebben tot contactgegevens, mag u ervan uitgaan dat deze bedrijven zorgvuldig worden geselecteerd. Bovendien moeten die bedrijven zich contractueel jegens Fonds 1818 verplichten dat zij zich op hun beurt ook aan de Privacywetgeving houden.

Uw rechten

Wilt u een kopie van de gegevens die het fonds van u heeft geregistreerd? Of wilt u dat het fonds uw gegevens wijzigt of verwijdert uit zijn systeem? Laat het ons weten per e-mail.
Contactpersoon hiervoor is Michel Nivard: nivard@fonds1818.nl

U kunt ook met Michel Nivard contact opnemen als u meer informatie wilt over dit onderwerp of als u een klacht bij het fonds wilt indienen met betrekking tot de bescherming van uw gegevens. Het fonds zal er alles aan doen om u te helpen en zo nodig tot een oplossing te komen.

In het uiterste geval kunt u een klacht tegen het fonds indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).